Após concluir as avaliações detalhadas, você provavelmente descobrirá que tem dois ou três fornecedores que atendem aos seus critérios. Selecione aquele que você acredita que melhor atende às suas necessidades atuais e futuras – mas não descarte os outros. Em vez disso, diga a eles que são adequados, mas não são sua primeira escolha; isso deixa a porta aberta caso suas negociações com o candidato principal não funcionem como planejado.
Agora, você pode começar a negociar os detalhes do contrato com o candidato ideal. A maioria das empresas sabe como essa etapa “deveria funcionar”. Mas, como em todas as outras etapas do processo de avaliação e seleção de ERP, você pode se deparar com algumas surpresas.
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O poder está do seu lado nas negociações. No entanto, é melhor considerar o provedor como um parceiro no sucesso futuro da sua empresa, não um adversário nas negociações. Busque um acordo justo que dê incentivos a ambas as partes para implementar o sistema de forma eficiente e eficaz.
Todos os aspectos da implementação do sistema e do suporte contínuo devem ser discutidos e documentados – detalhando o preço, quem é responsável e, em alguns casos, o tempo necessário. Há muitos aspectos do contrato, incluindo (mas não se limitando a):
Compra inicial, arrendamento ou licença de hardware e software.
Implementar o hardware e o software (especificando o que é “implementar”).
Custo e cronograma do piloto da sala de conferências (antes ou depois do pagamento do software).
Custos de treinamento inicial e contínuo.
Suporte de manutenção contínua de hardware e software (e em que nível).
Conversão de dados e integração com outros sistemas.